退職代行への適切な対応方法とは

転職に関するハードルが下がり、従業員との間で退職に関する話し合いをすること自体はそこまで珍しくないでしょう。
もっとも、昨今では、色々な事情から従業員自身と退職の話し合いを行うのではなく、従業員が退職をするために退職代行サービスを利用するケースも増加しています。

このように、従業員ではなく退職代行と退職についての話し合いを行わなければならなくなった場合どのように対応すべきなのか、経験がなく迷われることも多いでしょう。

以下では退職代行への具体的な対応方法についてみていきましょう。

退職代行サービスとは

大前提として、退職代行とはどのようなものを指すのでしょうか。
退職代行は、法律上明確な定義がある用語ではありません。

したがって、個々の事案によって退職代行が意味する内容が多少違う可能性はありますが、基本的には、従業員が退職するに際して、退職に関する会社側との話合いを第三者に委託し、委託された代理人が当該従業員に代わり会社側と退職に関する話合いを行うといったサービスを意味することが多いでしょう。

従業員が退職代行を利用したとき会社はどう対応すべき？

では、実際に従業員は退職代行を利用したとき、会社としてはどのような対応をすべきでしょうか。
結論からいうと、会社としては退職の申し出に対し基本的に受け入れざるを得ません。

無期契約の従業員は退職の申し出をしてから2週間経過時点で一方的に退職でき（民法627条1項）、このことは退職代行が入っても、入らなくても同じです。
したがって、会社としては、退職の申し出を受ける必要が生じます。

もっとも、以下に述べる通り従業員が退職代行を利用している場合、誰が退職代行を行っているかという点に応じて対応方法が異なることには注意が必要です。

誰が退職代行を行っているかで対応が異なる

退職代行と一言で言っても、退職する従業員本人との関係で誰が退職代行を行うのかという点で大きな差異があります
想定される関係性としては、主に次の3つがあります。

• ①弁護士
• ②親族や友人
• ③①と②以外の第三者

これらの違いは、いわゆる非弁行為の問題として適法な退職代行（代理）か否かに関係してきます。
非弁行為に該当するような違法な退職代行は従業員と退職代行との間の代理権授受の有効性に疑念が生じてしまいます。
このため、違法な退職代行と退職に関して交渉をしてしまうと、せっかく従業員の退職に関して話がまとまったとしても、後日まとまった話が蒸し返されてしまうリスクがあります。

非弁行為の問題について解説すると、非弁行為の問題とは、弁護士以外の人物が、代理人として、対価を受け取ったうえで法的な交渉等を行うことは許されないというルールに反しているか否かの問題です（弁護士法72条）。

退職代行が①弁護士である場合には、「弁護士」が交渉している以上、非弁行為の問題にはなりません。
しかし、退職代行が②又は③の場合には、非弁行為に該当する可能性が出てきます
退職代行が②の場合、親族や友人といった関係性ゆえに、従業員本人からの「対価の受取り」がないときには、非弁行為になりえません。

他方、退職代行が③の場合も、②と同様対価の授受が問題となりますが、赤の他人である第三者が何ら「対価の受取り」をすることなく退職の交渉を行うことは通常考え難いので、非弁行為の該当する可能性が高いです。
以上から、③の退職代行については、違法な退職代行であるリスクが高くなりますので、退職勧奨の交渉を行うことは避けた方が良いでしょう。

退職代行による退職の申し入れを拒否することはできるのか？

退職代行に法的効力はあるのか？違法ではない？

既に解説してきたように、無期契約の従業員は退職の申し出をしてから2週間経過時点で一方的に退職できます（民法627条1項）。
したがって、退職代行からの申入れが退職の意思表示のみであれば、企業は基本的にはこれを拒むことはできません。

もっとも、違法な退職代行であればそのことを理由に当該退職代行との交渉を拒否できる可能性はあります。
違法な退職代行になるのは、既に解説したように当該退職代行が非弁行為に該当するような場合です。

弁護士が退職代行を行っている場合の注意点

特に弁護士が窓口となって退職代行を行っているような場合には、退職しようとする従業員本人に直接連絡をとらない方が良いでしょう。
弁護士が窓口となるような場合、通常はその弁護士から依頼者である従業員本人への一切の直接連絡をしないように求める書面が出されます。

仮に、この書面の内容に反して従業員本人へ直接連絡をとってしまうと、従業員本人の態度が硬化して退職条件に関する交渉が難航したり、場合によっては損害賠償請求を受けてしまう可能性もあります。

退職代行への適切な対応方法

以下では、退職代行への適切な対応方法について項目ごとに解説していきます。

委任状の提出を求める

退職代行が従業員本人から有効に委任を受けているか疑義が生じる場合には、その点を確認することから始めるのが良いでしょう。

仮に、その退職代行が従業員本人から有効に委任を受けていなかった場合、せっかく退職代行と交渉したのに、後々従業員本人から話を蒸し返されてしまうリスクがあります。
具体的な確認の方法としては、退職代行弁護士に委任状の写しの提出を求めることが考えられるでしょう。

従業員本人に退職の意思を確認する

本人の意思に基づいて退職代行が行動しているのか疑念が生じた場合、一度従業員本人に確認の連絡を入れることも考えられます。
疑念が生じる場合としては、退職に関する条件について退職代行と認識がずれている場合や、そもそも退職をする意思自体があまりないような場合が考えられます

もっとも、このような疑念が生じたとしても、適法に代理人が選任されており、その代理人から本人への連絡を控えるように連絡を受けているような場合には、従業員本人への確認は控えるべきです。
というのも、そのように本人への連絡を控えるように言われているにも拘わらず、執拗に本人へ連絡したことによって損害賠償責任を負う可能性があるためです。

雇用契約に応じた退職日を決定する

ここまで述べてきたように、本人の退職の意思が固い場合には、会社としては基本的に退職に応じる必要があります。
もっとも、退職日といったような細かい条件については交渉することが可能です。既に述べたように、法律上２週間で退職することが可能ですが、交渉の結果、退職日を行状支障のない日にするということも可能です。

とはいえ、相手方に対し合理的な理由なく退職日を後ろ倒しにするように交渉したとしても上手くいかない可能性が高いでしょう。
そこで、就業規則上退職の申し出は〇か月前にしないといけないとされているといった合理的な理由を主張しつつ、交渉を行うのが良いでしょう。

退職事由を検討する

また、従業員の退職事由についても検討すべきです。
というのも、従業員が雇用保険をいつからいくら受給できるかについて、退職が従業員都合か、それとも事業主都合かによって、大きな違いがあるからです。

ケースバイケースですが、会社としては退職事由を事業主都合としたとしても、そこまで不都合が生じない場合があります。
そしてこのような場合には、退職する従業員としても自己都合退職よりも雇用保険等について有利となります。
このように、退職事由を交渉の材料として、退職日について労働者側に譲歩を求めるということが可能になります。

回答書を作成して送付する

以上の内容を検討したうえで、退職代行に対して回答書面を作成し送付します。

書面ではなく回答することも可能ではありますが、後に「言った・言わない」の問題になってしまう可能性があります。
このため、証拠として残る形でやり取りをすることが望ましいでしょう。

退職日までの実務上の対応について

退職代行が入っている場合も、従業員が退職するまでには業務の引継ぎや有給休暇の取扱い等、何点か注意点があります。

以下では、それらの注意点について解説していきます。

業務引き継ぎの依頼

従業員が退職する場合、会社としては当然当該従業員が担当していた業務について後任の従業員に引き継がせる必要が生じます。
このため、会社としては、当該従業員に対し業務引継ぎに関する指示を出すことになるでしょう。

もっとも、当該従業員が退職代行を利用している場合、当該退職代行が個々の業務内容や業務命令の間に入ってしまう可能性があります。
仮にこのように退職代行が個々の業務命令の間に入ってしまった場合、すなわち退職代行が会社に対し当該従業員への業務上の指示を含む全ての連絡について、退職代行を経由するように主張してきた場合、会社としては当該従業員への業務指示が届くまでにかなり時間がかかったり、スムーズな引継ぎが行えないといった不利益が生じる可能性があります。

もし、このような状況に陥った場合には、「退職代行はあくまで退職に関する事項を受任しているにすぎず、個々の業務指示を受け取る権限を有していないはずである。」等、毅然と退職代行に伝え対応するのが良いでしょう。

有給休暇の取り扱い

退職日までに残った有給休暇の取得を申請された場合、会社側は原則としてこれに応じざるを得ません。
なぜなら、退職の場合、他の時期に当該従業員に対し有給休暇を取得させることができないため、結果として従業員が希望する時期に有給休暇を取得させざるを得ないためです。

このように、従業員の希望時期に有給休暇を取得させざるを得ない以上、当該従業員が十分な引継ぎをせずに有給休暇に入ってしまうリスクがあります。

このように業務引継ぎに支障が出る場合には、会社側から退職代行に対して有給休暇の買取りを提案し、最終的に精算をするなどして業務引継ぎを優先してもらうよう交渉することも考えられます。
もっとも、有給休暇の買取りについては、例外的に認められているものにすぎませんので、退職代行が有給休暇の買取りにかなり抵抗している場合に、会社側が強引に有給休暇の買取りを主張することは紛争を激化させるリスクを伴います。
したがって、強引に有給休暇の買取りの交渉を行うことは避けた方が良いでしょう。

貸与物の返還請求

この他にも、従業員は退職するまでに会社からの貸与物を返還する義務を負います。

もし、有給休暇等の取得が重なってしまった場合、従業員は出社せずに退職日を迎えてしまう可能性があります。
このような場合には、当該従業員への貸与物について宅配便等で返還のやり取りを行う必要が生じたりしてしまいます。

このように宅急便での貸与物の返還のやり取りになった場合には、いかなる貸与物を返還するのかについて双方の認識をすり合わせておくのが良いでしょう。
具体的には早期の対応ができるよう、予め貸与物の返還リストを作成しておき、リストに従って返還する旨伝えることが望ましいところです。

退職代行に対して会社がやってはいけない対応とは

ここまで退職代行との交渉について解説してきましたが、退職代行と交渉するにあたって会社側がすべきではないのは大きく以下の３点といえます。

• 退職代行に対し感情的に主張すること
• 適法に選任された退職代行を無視すること
• 非弁行為に該当しかねない退職代行とやり取りを継続すること

まず、①については、退職代行との交渉の際に退職代行に対し「解雇だ。」等と強い言葉を使ってしまうようなケースが該当します。
退職代行は、労働者の代理人として労働者側の権利を強く主張してきますので、場合によってはそのような主張に対し感情的な返答をしてしまうこともあるでしょう。
しかし、感情的な返答をしてしまった場合、退職代行が当該労働者に対し会社の返答を伝え、当該労働者が話し合いではなく訴訟等の強硬な姿勢を示してしまう可能性も考えられます。
したがって、①については避けた方が良いでしょう。

次に、②については、当該従業員から適法に委任状を取得して弁護士が退職に関する交渉を行っており、直接のやり取りは避けるように言われていたにもかかわらず、当該従業員に対し直接連絡をとってしまうケースが該当します。
仮にこのようなことをしてしまうと、既に解説したように当該従業員から損害賠償請求がされてしまう可能性があります。
このように、当該従業員に対し有利な状況を作り出してしまうので避けた方が良いでしょう。

最後に、③については、弁護士ではない第三者が対価をもらいながら退職代行の交渉を行っているのに、そのような退職代行とやり取りを続けるようなケースが該当します。
弁護士法違反を行う退職代行業者は会社側に対して不当な金銭請求をしてくる可能性もあり、その当・不当が明らかでないまま金銭の支払を合意してしまう可能性がある以上、このような非弁行為に該当しかねない退職代行とやり取りを継続することは避けた方が良いでしょう。

退職代行が利用された場合のリスク

既に述べたように退職代行は、労働者の権利を最大限に主張してきます。

このため、例えば業務引継ぎが十分に行われないまま有給休暇を取得して退職してしまうことや、退職に際して署名を求めている誓約書への署名拒否等のリスクが生じます。

退職代行の利用に至らないためにしておくべきこと

ここまで解説してきたように、退職代行は、従業員にとって最大限有利な主張をしてきますし、労働者の権利を擁護しようと動く結果、業務引継ぎが十分に行われないまま退職してしまう可能性がある等も生じてしまいます。
このような可能性を排除するためにも、できる限り従業員が退職代行を利用せずとも、退職を切り出しやすい環境を整備すべきでしょう。

従業員が退職代行を利用する背景にあるのは、従業員自らが退職を切り出しづらいと感じていることや、ハラスメント等退職に関わる法的問題が職場内にあること等が考えられます。
このような状況があると、従業員は、退職の為に退職代行を利用する可能性が高まりますので、会社としては、日ごろの業務の中でハラスメント等が発生しないように対策を講じる必要があると言えるでしょう。

退職代行に関する裁判例

退職代行に関して、退職代行業者と、退職代行の依頼者との間で、非弁行為の該当性が争われた裁判例をご紹介します。

事件の概要

原告は会社を退職したいと思い、退職に関するコンサルタント業務等を目的とする株式会社である被告に退職代行の依頼をしました。

しかし、被告が、会社に対し原告の退職の意思を伝えたところ、会社は、原告は雇用契約ではなく、業務委託契約であるとの認識をしました。
このため、被告は、原告に対し、会社側と雇用形態について認識の相違を無くしてくれるまでは、退職代行の交渉はできない旨伝えました。

結局、原告は、被告ではなく別の弁護士に対し退職交渉を依頼し、会社を退職するに至りました。
この状況で、原告は、被告が原告に代わり会社に対し退職の意思を伝達したことが非弁行為として、弁護士法７２条本文に違反すると主張しました。

裁判所の判断

裁判所はまず、非弁行為該当性（弁護士法72条に規定する「その他一般の法律事件」の意義）について、「法的紛議が顕在化している必要まではないが、紛議が生じる抽象的なおそれや可能性があるというだけでは足りず、当該事案において、法的紛議が生じることがほぼ不可避であるといえるような事実関係が存在することが必要であると解するのが相当である」旨判断しました。

もっとも、本件については、被告は、会社に対し「原告の退職の意思を原告に代わって伝達しただけであり、・・・会社から、原告との契約関係が雇用ではなく業務委託であるとの回答を受けるや、業務を中止しており、法的紛議が顕在化した後は、・・・会社と交渉を一切行っていない」。

すると、被告が原告に代わり会社に対し退職の意思を伝達したことは、「そのほか一般の法律事件」に該当しないから、非弁行為として弁護士法７２条には違反しないと判断しました。

ポイント・解説

本件のポイントは、退職代行業者が、会社側から法的紛争に発展するような回答、すなわち原告の雇用形態が原告主張の雇用契約ではなく業務委託契約であるとの回答がなされた時点で、すぐに退職代行業務を中止したということにあります。

非弁行為というためには、裁判所の判断を前提にすれば、「法的紛議が生じることがほぼ不可避であるといえるような事実関係」が存在しているという事情が必要になります。

本裁判例のように、会社としても従業員の退職について法的な主張をしたいというような場合には、「法的紛議が生じることがほぼ不可避であるといえるような事実関係」が存在するということになりますから、弁護士ではない退職代行が引き続き交渉を行うことは非弁行為に該当する可能性があります。
裏返せば、あえて法的な主張を行うことで退職代行との交渉を避けるという方策がとり得る可能性もあります。

退職代行の対応方法でお悩みなら、まずは弁護士に相談することをおすすめします。

ここまで解説してきたように、退職代行は退職する従業員本人との関係がどのようなものなのかによって、非弁行為といった問題が発生してしまう可能性があります。
また、退職代行を弁護士が行う場合には非弁行為の問題は生じませんが、弁護士としては持てる知識を尽くして労働者の権利をしっかりと主張してきますので、会社側としても労働法務についてしっかりとした知識を前提に会社の利益を守るために交渉を行う必要があります。
しかし、普段の業務を行いながらこのような退職代行への対応をしなければならないことは大きな負担になり得ます。
そこで、退職代行の対応については会社側としても弁護士に依頼することが有用かと考えます。

退職代行の対応についてお悩みであれば、一度弁護士にご相談してみてください。